Vergaderen
Het overkoepelende thema van vergaderen, onderhandelen en conflictbehandeling is samenwerken. Samenwerken is tegenwoordig niet meer weg te denken en is een erg belangrijk onderdeel van het bedrijfsleven. Vergaderen speelt ook een grote rol in het bedrijfsleven.
Een vergadering is een bijeenkomst van mensen die samen naar uitkomsten zoeken voor punten die in hun belang staan, maar nog niet duidelijk zijn uitgewerkt. Dit gebeurt vaak door met zijn allen in een ruimte te gaan zitten en daar steeds een voor een de agendapunten ( de punten waar men belang bij hebben) langs te gaan en af te sluiten. Dit afsluiten gebeurt met een conclusie, waarna als de vergadering afgelopen is, dit de richtlijn is van hoe er verder gewerkt wordt na de vergadering.
Een vergadering wordt geleid door een voorzitter. De voorzitter moet oog hebben voor twee dingen tijdens de vergadering: 1. Het product. Dit is in principe de uitkomst voor elk agendapunt. Dit moet helder zijn voor iedereen. 2. Het proces. Dit is het proces waarmee uiteindelijk de resultaten worden bereikt, dus denk bijvoorbeeld aan sfeer, betrokkenheid en gedrag.
De voorzitter leidt de vergadering in goede banen. Er wordt vaak van tevoren een agenda gemaakt van wat er allemaal besproken gaat worden. De agenda ziet er zo uit:
ā
- Opening/Agenda
- Notulen (redactie en naar aanleiding van)
- Mededelingen / Ingekomen stukken
- Agendapunt 1
- Agendapunt 2
- etc.
- Wat verder ter tafel komt (wvttk)
- Rondvraag
- Sluiting
ā
Dit is een standaard uitvoering. Het verscheelt per vergadering wat het programma is. Sommigen slaan stappen over of hebben juist meer stappen. Een professionele agenda is ook tijdsgebonden per stap. Zo is de vergadering goed in te plannen en blijft men niet uren steken op een punt. Dit houdt het overzichtelijk en is voor een vaak toch al energievragende vergadering ook veel minder vermoeiend.
Het is belangrijk om tijdens een vergadering iedereen bij de les te houden. Dit kan je doen door bijvoorbeeld tussentijds samen te vatten wat er al geconcludeerd is en iedereen de ruimte te geven om ook zijn of haar mening en ideeƫn in te brengen. Zo creƫer je betrokkenheid en zal de vergadering goed verlopen.
ā
Eigen ervaring
ā
Zelf heb ik nooit een echte vergadering op werk of iets dergelijks meegemaakt, maar ik heb wel een vergadering meegemaakt in mijn studentenhuis. Dit heeft denk ik wel veel weg van een vergadering op werk. Bij onze vergadering wordt er van tevoren iemand aangewezen die de vergadering leidt. Dit is meestal de oudste in huis, een soort baas die je op werk zou hebben. Ook wordt er een notulist aangewezen. Tijdens de vergadering wordt er veel ruimte gegeven aan iedereen om zijn of haar belangen op tafel te gooien. Iedereen is erbij betrokken omdat het voor iedereen van belang is wat er na de vergadering verandert. Je leert op deze manier goed luisteren en dingen analyseren die je in het dagelijks leven meemaakt. Je leert ook goed afstemmen op elkaar en te onderhandelen tot iedereen tevreden is. Het is dus best een serieuze en leerzame bedoeling.
Tijdens de vergadering hanteren we ook een agenda. Hierbij geven we ook onze eigen draai aan de aandachtspunten. We gaan bijvoorbeeld ook in op de persoonlijke situatie en sluiten vaak af met een 'persoonlijk rondje'. Hierin vertel iedereen persoonlijk wat er in zijn leven speelt wat momenteel belangrijk is om te weten en om even kort te updaten hoe het nou eigenlijk gaat.